ประชุมอย่างไรให้ Work ทางโลกออนไลน์

เคยไหม...ที่ประชุมแล้วรู้สึกว่าเสียเวลา ไม่ได้อะไรจากการประชุมนั้นๆเลย

เคยไหม...ที่รู้สึกอยากทำงานมากกว่าการไปประชุม

สาเหตุที่บางคนไม่อยากเข้าร่วมประชุมเพราะ

อาจจะมีความรู้สึกหรือเคยเจอเหตุการณ์แบบนี้มาก่อน

จากประสบการณ์ส่วนตัวที่ต้องประชุมออนไลน์กับหลากหลายทีม

ก็จะเห็นทั้งที่เวิค และไม่เวิค ปนๆกันไป  วันนี้เลยอยากแบ่งปัน

เทคนิคการประชุมออนไลน์ให้ Work และมีประสิทธิภาพควรมีองค์ประกอบอะไรบ้าง

เร่ิมจาก

...

1. หัวข้อในการประชุมมีอะไรบ้าง ควรแจ้งล่วงหน้าก่อนเข้าประชุม

เพื่อให้ทุกคนที่เข้าประชุมได้ทราบล่วงหน้า หรือมีอะไรที่เกี่ยวข้องกับเราจะได้เตรียมตัวถูก

...

2. คนนำการประชุม ควรเป็นคนที่ควบคุมเวลา หมายถึงเริ่มตรงเวลา เลิกตรงเวลา

หากมีใครในที่ประชุมมาสาย ก็ไม่ควรรอ ไม่งั้นจะทำให้คนที่มาตรงเวลา

รู้สึกว่าคุณไม่ได้ให้ความสำคัญกับเขา ครั้งหน้าเขาอาจจะไม่มาตรงเวลาบ้าง

(สิ่งนี้ทำให้เกิดวัฒนธรรมองค์กร) และทำให้การประชุมยืดช้าออกไปอีก

รวมถึงหากมีใครในที่ประชุม เสนอนาน พูดพาออกนอกเรื่อง

คนนำประชุมควรที่จะพาเขากลับเข้ามาและควบคุมเวลาในการประชุมไม่ให้เกินเวลาที่กำหนด

...

3. คนสรุปการประชุม หากเราพูดๆกัน แต่ไม่มีใครคอยจดเลยว่า

หลังประชุมเสร็จต้องทำอะไรกันต่อ ใครรับผิดชอบไรบ้าง

สุดท้ายอาจจะลืม แล้วพอประชุมครั้งหน้าก็เหมือนมาเริ่มต้นใหม่

เพราะฉะนั้นควรมีคนสรุปการประชุมจะได้รู้ว่าพวกเราเข้าใจตรงกันไหม ใครรับผิดชอบเรื่องอะไรกันบ้าง

มีงานอะไรที่ต้องค้างไว้สำหรับการประชุมครั้งหน้าบ้างรึเปล่า

...

4. หากถามไปแล้วไม่มีใครนำเสนอ อาจจะต้องใช้การเรียกชื่อ ว่าคุณ.....

มีความเห็นกับเรื่องนี้อย่างไรบ้าง    หรือถ้าคนเข้าร่วมประชุมมีจำนวนมาก

อาจจะให้แต่ละคนพิมพ์แทนการพูดก็ได้เหมือนกัน และอาจจะเปิดโอกาสให้บางคนพูด

จะได้ประหยัดเวลาในการประชุม

...

5. ควรให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนปิดไมค์ของตนเองที่ปุ่ม Mute ข้อนี้เป็นอะไรที่หลายคนอาจจะลืมทำ

ก่อนหน้านี้เคยใช้ไลน์ในการประชุม พอมีใครไม่ปิดเสียงไมค์ตนเอง แทนที่คนจะตั้งใจฟังคนพูดในที่ประชุม

กลับตั้งใจฟังเสียงคนที่ไม่ได้ปิดไมค์มากกว่า ตอนนี้เปลี่ยนมาใช้Zoom Microsoft Team

ก็ยังเจอปัญหาคล้ายๆกันคือ บางคนเข้ามาแล้วไม่ปิดไมค์ตนเอง ข้อดีคืออย่างโปรแกรมซูมคนที่เป็น Host

สามารถปิดไมค์ให้ได้ เลยช่วยแก้ไปได้เปราะหนึ่ง  แต่ก็อยากให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ลืมข้อนี้กัน

และหากต้องการแสดงความคิดเห็นค่อยเปิดไมค์ตนเอง เพื่อป้องกันเสียงแทรกเข้าไป

หรือเกิดเสียงสะท้อน ก้องระหว่างการประชุม 

...

6. หากเป็นเวลาทำงาน การเปิดกล้องเป็นเรื่องปกติ เพรานั่นคือเวลาทำงาน

แต่หากใครทำงานฟรีแลนซ์หรือประชุมตอนกลางคืน บางคนอาจจะไม่สะดวกเปิดกล้องก็ไม่เป็นไร

เพียงแต่เราต้องทำให้ที่ประชุมรู้ว่าฉันยังฟังอยู่ตลอดนะ ไม่ได้แค่มา Log in แล้วไปทำอย่างอื่น เช่น

อาจจะมีการนำเสนอความเห็น หรือตอบสนองให้ที่ประชุมรู้ว่าเราฟังเข้าอยู่ตลอดนะ

เพียงแต่เราไม่สะดวกเปิดกล้องเฉยๆ 

...

7.  หากคนเข้าร่วมประชุมไม่เยอะมาก ควรเปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูด

ได้แสดงความคิดเห็นกันอย่างทั่วถึง อย่างน้อยเขาจะได้มีส่วนร่วมหรือคิดว่ามีส่วนสำคัญของการประชุมนั้นๆ

เขาจะได้ตั้งใจและใส่ใจกับการประชุมมากขึ้น

...

8. หากเรื่องไหนที่ต้องการไอเดียใหม่ๆ อาจจะใช้วิธีการระดมสมองมาช่วย การที่เสนอไอเดีย ฟังไอเดียคนอื่นพูดขณะที่ประชุม อาจจะทำให้เกิดไอเดีย มุมมองใหม่ๆที่ไม่คาดคิดมาก่อนก็ได้

...

9. สนใจทั้งผลลัพธ์สิ่งที่ได้จากการประชุมและอย่าลืมรักษาความสัมพันธ์ของคนร่วมประชุมด้วย

หลังจากจบการประชุมแล้ว ความสัมพันธ์เราก็ยังดีกันเหมือนเดิม

แต่อะไรที่ไม่เคลียร์ก็ให้พูด ถามให้จบในที่ประชุมเลย

ไม่ต้องมาพูดลับหลัง หลังจากที่จบประชุมไปแล้ว 

หรือก่อนเริ่มประชุมอาจจะมีการถามไถ่กันซักเล็กน้อย เพื่อให้คนที่มาประชุมได้มีการเชื่อมโยงเข้าหากัน

โดยเฉพาะเวลาประชุมออนไลน์แล้ว ตัวเราห่างกัน แต่ใจเราไม่เคยห่างกันก็จะทำให้เราได้ทั้ง

ผลลัพธ์ในการประชุม (Result) และความสัมพันธ์ของผู้เข้าประชุม (Relation)ด้วย

...

และนี่คือองค์ประกอบที่สำคัญในการประชุมทางออนไลน์

ที่จะทำให้เวลาของคุณในการประชุมไม่เสียเปล่าและยังได้ใจเพื่อนร่วมประชุมอีกด้วย

...

หากอยากให้การประชุมของเรา Work และ Wise

สามารถให้เพื่อนร่วมงานหรือคนที่เกี่ยวข้องของคุณได้

...

อรพินท์ ธีระตระกูลชัย(เทรนเนอร์ซันนี่)

Team Energized Trainer