สื่อสารออนไลน์อย่างไรให้ได้ผลและใจคน

ในช่วงที่เกิดโควิดเราจะต้องมีการสื่อสารกันมากขึ้นกว่าปกติ

ระหว่างคนในครอบครัว ระหว่างเพื่อนร่วมงาน ระหว่างลูกค้า

หรือแม้แต่รัฐบาลเองก็ยังต้องมีสื่อสารให้ประชาชนได้รับทราบในทุกๆวัน

แต่การสื่อสารผ่านออนไลน์ก็จะไม่เหมือนการสื่อสารผ่านออฟไลน์

แบบที่เราเจอตัวกันเป็นๆ นอกจอ

วันนี้เลยอยากแบ่งปันเคล็ด(ไม่)ลับที่คุณไม่เคยรู้หรือคุณอาจจะรู้แต่ไม่เคยใช้ง่ายๆแบบ 4 C

ในการสื่อสารทางออนไลน์เพื่อช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ที่สำคัญยังได้ใจคนที่เราคุยด้วยมากขึ้น

.

.

เริ่มจากเลือก Channel ช่องทางในการสื่อสารให้เหมาะสมก่อน

คำว่าช่องทางหมายถึง เรื่องไหนควรจะสื่อสารผ่านช่องทางอะไร

หรือองค์กรเราใช้เครื่องมือตัวไหนในการสื่อสารกับทีมเป็นหลัก

และเพื่อไม่ให้รุกร้ำความเป็นส่วนตัวมากเกินไป ขณะที่ Work Form Home ด้วย

.

.

ช่องทางมีให้เลือกหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นการโทรศัพท์หาได้ยินแค่เสียง

การส่งข้อความหาทางMessenger Line หรือการVDO Call เพื่อให้เห็นหน้าคู่สนทนาด้วย

หากเป็นเรื่องด่วน ผู้เขียนจะยกหู โทรหาทันที

หากเป็นเรื่องที่พอจะรอได้หรือต้องการสื่อสารในกลุ่มคนทำงานมากกว่า 1 คน

จะใช้วิธีในการส่งข้อความหาทางกรุ๊ปไลน์ทำงาน

หากเป็นเรื่องทางการที่ต้องการจะคอนเฟิม จะส่งอีเมลล์หาเพื่อจะได้มีหลักฐาน

กลับมาดูย้อนหลังได้ชัดเจน

หากเป็นการประชุมกับลูกค้าหรือว่ากับทีมงาน ก็ต้องดูตามลูกค้าเลยว่า

เขาใช้โปรแกรมอะไรในองค์กร เราสามารถปรับตัวและใช้ได้หมด

.

.

ข้อควรระวังที่ 2 คือ ข้อความในการสื่อสาร หรือ Contents

หากสื่อสารโดยตัวหนังสือ อาจจะต้องระวังการที่แปลความหมายผิด

ของผู้รับสาร หรือความรู้สึกของผู้รับสาร เพราะข้อความที่ส่งมันเป็นแค่ตัวหนังสือ

ไม่สามารถสื่อถึงความรู้สึกของผู้ส่งได้

และควรพิมพ์ข้อความให้จบ ค่อยกดส่งทีเดียว

ไม่ใช่คิดอะไรได้แล้วก็พิมพ์ เพราะนอกจากจะเป็นการรบกวน

ผู้รับสารแล้ว ยังสื่อถึงความไม่Professional มืออาชีพในการสื่อสารด้วย

ยกตัวอย่างที่เห็นชัดในไลน์ หากเราต้องการให้ใครตอบ หรือคุยกับใคร

ควร Tag ชื่อคนๆนั้น หากเป็นการแจ้งเพื่อทราบ ก็พิมพ์ข้อความ

ให้เข้าใจครบถ้วน ในตอนเดียว

.

.

เคยมีลูกค้ามาปรึกษาว่าบางครั้งเป็นเวลาเลิกงาน แต่เจ้านายยังไลน์มาหาตอนดึกๆ

จะทำอย่างไรดี ผู้เขียนเลยเสนอแนะว่า ควรตกลงร่วมกันในทีมให้ดี

ว่าเราจะใช้ช่องทางไหนในการสื่อสารเป็นหลัก เช่น หากมีเรื่องด่วนหลังเลิกงานให้โทรหา

แต่หากเรื่องนั้นยังรอให้ลูกทีมจัดการได้ในวันรุ่งขึ้น อาจจะส่งข้อความไปหาก่อนได้

แต่ผู้ส่งเองก็ต้องคำนึงเรื่องเวลาและความเป็นส่วนตัวของลูกทีมด้วย

เคยเจอหัวหน้า ผู้บริหารหลายๆท่าน ชอบสั่งงานตอนดึกๆ คิดอะไรได้ออกรีบส่งหาก่อน

แบบนี้หากหัวหน้าทำบ่อยๆ อาจไปสร้างความลำบากใจให้ลูกทีมได้

ก็ควรจะพูดคุยสื่อสารตกลงให้เข้าใจว่า เราอาจจะไม่ได้ตอบทันทีเพราะอะไรก็ว่าไป

.

.

สิ่งสุดท้ายที่อยากฝากคือ Conclude การสรุปสั้นๆ กระชับให้ได้ใจความ

อย่าลืมว่าการสื่อสารผ่านทางออนไลน์ จะไม่เหมือนการสื่อสารผ่านทางออฟไลน์

เพราะฉะนั้นเราควรสื่อสารให้สั้นที่สุด โดยที่ใจความยังครบถ้วน

หรือหากมีการประชุมทางออนไลน์ พูดคุยทางออนไลน์ สุดท้ายควรมีคนนึงที่จะสรุปว่า

ที่เราพูดคุยไปได้อะไรบ้าง ต่อไปใครต้องทำอะไร เพื่อให้เข้าใจเรื่องที่คุยได้ตรงกัน

ผู้เขียนเคยเจอการสื่อสารทางออนไลน์กับบางกลุ่ม คุยกัน 100 กว่าข้อความ

ยังไม่ได้ใจความสรุปเลยก็มี ก็จะทำให้ผู้ที่อยู่ในวงสนทนา

รู้สึกไม่อยากสื่อสารทางออนไลน์ไปด้วยหรือ

อาจจะทำให้มีความคิดว่าการสื่อสารออนไลน์ไม่เวิร์ค

.

.

จริงๆแล้วหากเราสื่อสารทางออนไลน์เป็น มันกลับช่วยให้การทำงานดีขึ้นด้วย

เพียงเราต้องเลือกช่องทางในการสื่อสารให้เหมาะสม

เลือกข้อความเนื้อหาที่จะสื่อให้ตรง และมีการสรุปหลังจากคุยกัน

เพื่อที่จะรู้ว่า Next Action ใครควรทำอะไรต่อดี

สุดท้ายขอแถมว่า หากมีการพูดคุยทางออนไลน์เราควรที่จะ Control เวลา

ให้อยู่ในช่วงที่กำหนดให้ได้ หรือแม้แต่เราจะสั่งงานใครก็ควรบอก

กำหนดส่งที่ชัดเจน ก็จะทำให้การสื่อสารของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้นทางออนไลน์

.

.

นี่เป็นแค่ส่วนหนึ่งที่อยากฝากไว้แบบเคล็ด(ไม่)ลับ 4 C ที่จะช่วยให้เรา

สื่อสารทางออนไลน์ให้ได้ผลและใจคนที่เราสื่อด้วย

.

.

หากท่านคิดว่าบทความนี้มีประโยชน์ที่จะช่วยให้การสื่อสารบนโลกออนไลน์

มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถแชร์ต่อให้ทีมงานหรือคนรู้จักได้เลย

ไม่มีลิขสิทธิ์ เพื่อพัฒนาทักษะที่จำเป็นในโลกหลังโควิดไปด้วยกัน

หรือหากใครติดปัญหาเวลาสื่อสารทางออนไลน์ก็สามารถทักมาหาได้เช่นกัน

ยินดีช่วยเหลือเต็มที่ค่ะ

.

อรพินท์ ธีระตระกูลชัย(เทรนเนอร์ซันนี่)

Team Energized Trainer

.

===================================

ติดตามเรียนรู้ออนไลน์ในช่องทางที่ท่านสะดวก

➲ Subscribe ติดตามดูวิดีโอหัวข้ออื่นๆ บรรยากาศในการเรียนรู้ เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ต้องการ: https://goo.gl/rc8Ra1. 

รับความรู้และแลกเปลี่ยนมุมมองดี ๆปรึกษา กับเทรนเนอร์ซันนี่ได้ทาง 

➲ LINE OA : @trainersunny https://line.me/R/ti/p/%40trainersunny. 

➲ ติดตามพลังความคิดดีๆเสริฟถึงที่7โมง7นาทีทุกวัน :

Fanpage(Trainer Sunny) https://www.facebook.com/Khwarmsook. 

➲ อ่านบทความอื่นๆในเว็บไซด์หรือดูหลักสูตรเพิ่มเติมที่ www.trainersunny.com